Phần mềm Quản lý Khách hàng và In hóa đơn Nước

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG VÀ IN HÓA ĐƠN TIỀN NƯỚC

 

1. Quản lý thông tin khách hàng và hợp đồng
2. Quản lý lịch sử thay đổi thông tin khách hàng
3. Quản lý chỉ số
      - Cho phép nhập chỉ số từ thiết bị di động
      - Cho phép truy thu tiền nước thêm.
      - Cho phép Quản lý Phân bổ M3 nợ cho nhiều kỳ.
      - Quản lý M3 bất thường khi nhập chỉ số.
      - Hiện thông báo thay đồng hồ/Tạm dừng/Khách hàng ưu đãi ngay trên màn hình nhập/nhận dữ liệu.
      - Xem ngay lịch sử dùng nước của khách hàng khi nhập chỉ số.
4. Quản lý thanh toán
5. Quản lý khiếu nại và sửa chữa
6. Quản lý đăng ký lắp đặt
7. Quản lý tin nhắn, email tự động
8. Quản lý hóa đơn
      - Kết hợp bên thứ 3 VNPT phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
      - Hoặc tự phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
9. Báo cáo
10. Hệ thống
      - Phần quản lý người dùng có thêm chức năng Phần quyền Quản lý theo sổ đọc/Tuyến
      - Sao lưu: Phần mềm có chế độ đặt lịch sao lưu tự động (theo Tuần, Tháng)
 
 11. Kết hợp phần mềm iWater online
    - Đăng ký online
    - Đọc chỉ số (Cảnh báo ghi sai), Xem lịch sử, chụp ảnh đồng hồ và in Phiếu thu/Thông báo trên thiết bị cầm tay
    - Xóa nợ online/Thu nợ tại địa bàn
   - Dịch vụ kết nối thanh toán cho các ngân hàng
   - Kết hợp các đối tác phát hành Sms cho khách hàng
   - Kết hợp các đối tác Phát hành hóa đơn điện tử.
   - Báo cáo
 
 
          

Các Phân hệ chính

  • Hệ thống
  • Thông tin nước
  • Thông tin thanh toán
  • Thông tin bảo hành và khiếu nại
  • Báo cáo

I.HỆ THỐNG

  1. Sao lưu số liệu
    1. Chức năng chỉ chạy trên server, Có thể đặt lịch sao lưu trên server
  2. Khóa số liệu
    1. Phần mềm tự động khóa số liệu
  3. Quản lý người sử dụng
    1. Phân quyền, thêm người sử dụng.

II.THÔNG TIN KHÁCH HÀNG – HỢP ĐỒNG

Quản lý chi tiết thông tin khách hàng, hợp đồng, loại dịch vụ sử dụng nước

Quản lý chi tiết số seri đồng hồ, chi tiết các lần thay đồng hồ.

Quản lý lịch sử thay đổi thông tin khách hàng, hợp đồng, đồng hồ, sự cố, sửa chữa.

Phần mềm cho phép lưu trữ các Chứng từ,Thông báo, Văn bản, Hợp đồng gốc của khách hàng.

Các nút chức năng trong phần thông tin khách hàng

Thêm mới F4:

Thông tin khách hàng

Thông tin sổ đọc, người dùng tự chọn

Thông tin Stt người dùng tự nhập theo hàng chục: 10 hoặc 20, hoặc 21

Mã khách hàng: Phần mềm tự động sinh mã, người dùng không nhập bằng tay được

Tên khách hàng người dùng tự nhập

Mst: Mã số thuế nếu là doanh nghiệp, còn cá nhân có thể nhập số chứng minh thư.

Loại khách hàng Người dùng chọn loại khách hàng, nêu cá nhân:0, 1 Cơ quan tổ chức

Địa chỉ: người dùng nhập đầy đủ thông tin địa chỉ.

Loại dịch vụ: Người dùng chọn loại dịch vụ sử dụng nước, nếu không chọn thì phần mềm không tính tiền nước cho  khách hàng đó được

Số hộ dùng chung: Mặc định là 01 khách hàng 01 đồng hồ, nhưng cũng có trường hợp hơn 1 khách hàng dùng chung 01 đồng hồ. Thông tin này hệ thống để mặc định là 1, nếu người dùng nhập không đúng thì có thể kết quản tính tiền nước lũy tiến sẽ bị sai.

Phường – Xã: Người dùng chọn phường xã.

Thông tin đồng hồ tổng: Người dùng chọn thông tin đồng hồ tổng, mục đích có thể theo dõi thất thoát theo đổng hồ tổng, hoặc theo dõi doanh thu theo đồng hồ tổng

Thông tin đồng hồ

Loại đồng hồ:

Số seri đồng hồ:

Số tem đồng hồ nếu có:

Ngày kiểm định đồng hồ:

Thông tin hợp đồng

Một khách hàng chỉ tồn tại một mã duy nhất,  nhưng một khách hàng có nhiều Sô hợp đồng khác nhau, mỗi lần ký lại hợp đồng “/01” hoặc “/02” , 3 số cuối của mã khách hàng chính là số lần ký lại hợp đồng.

Mã hợp đồng mặc định là số hợp đồng

Địa chỉ trên hợp đồng: mặc định chính là địa chỉ khách hàng.

Ngày ký hợp đồng:

Ngày bàn giao:

Ngày lắp đặt:

Tổ lắp đặt:

Các thông tin khác:

Điện thoại: Nếu là cá nhân nhập số đi động để có thể sau này tích hợp chức năng nhắn tin (iSms) cho khách hàng về trạng thái: Chỉ số đồng hồ, tiền nước, tiền nợ, tiền thanh toán, trạng thái sửa chữa khi có sự cố.

Fax:

Email: Cũng giống như Số điện thoại có thể dùng giải pháp iAutoEmail

Tài khoản ngân hàng:

Tên ngân hàng:

Phí thải: Xác định khách hàng có phải tính phí hay không, có thể có nhiều cách thiết lập tùy theo công ty yêu cầu.

Trạng thái: 1 Đang sử dụng, 0 – Bị cắt nước hoặc hủy hợp đồng

Ngoài ra Công ty có thể yêu cầu thêm bất cứ thông tin nào để quản lý.

Lưu Alt +s:

         Khi Thêm mới hoặc sửa chữa xong thì người sử dụng ấn nút “Lưu”

Sửa F2:

         Sửa lại các thông tin về khách hàng, trừ mã khách hàng là không sửa được. Các thông tin Về Dịch vụ nước, Tên, Hợp đồng khi sửa chữa thì phần mềm sẽ lưu lại thông tin cũ.

Xóa F3:

Xóa 01 khách hàng. Phần mềm chỉ cho phép xóa 01 khách hàng, trong trường hợp khách hàng chưa phát sinh hóa đơn, còn đã phát sinh hóa đơn thì không ai có thể xóa khách hàng đó được.

Nếu đang ở trạng thái: Thêm hoặc Sửa, thì nút này có chức năng hủy bỏ: Thêm hoặc Sửa.

Chuyển sổ đọc:

         Cho phép chuyển, tách  khách hàng trong 01 sổ đọc sang đổ đọc khác

Người dùng chọn sổ mới, chọn 01 khách hàng hoặc nhiều khách hàng để chuyển.

Nếu Người dùng muốn chọn nhiều khách hàng: ấn nút Ctrl + và chuột và đầu dòng

Ân nút “Chuyển” để chuyển sổ cho khách hàng đã chọn.

Đánh lại: Stt

Phần mềm cho  phép người dùng tự xếp lại Stt, chèn STT.

Phần mềm cho chèn Stt không hạn chế.

Chức năng Kết xuât dữ liệu: cho phép kết xuất dữ liệu của 01 sổ đọc ra Excel.

Thay hợp đồng:

Trong trường hợp  Công ty ký lại hợp đồng với khách hàng.

Các thông tin hợp đồng mới và hợp đồng cũ sẽ lưu lại trên hệ thống.

Tìm kiếm: Tìm khách hàng hiện thòi trong sổ đọc, nếu không có trong sổ đọc thì phần mềm hiển thị ra một cửa sổ cho người dùng biết là khách hàng đó ở sổ đọc nào.

III.THÔNG TIN NHẬP CHỈ SỐ

1. Chọn sổ đọc

2. Lấy dữ liệu

3. Nhận dữ liệu từ hệ thống internet hoặc file excel do nhân viên đọc gửi lên.

4. Nhập  chỉ số. Khách hàng đã được sắp xếp theo Stt, phần mềm sẽ hiển thị theo Stt.

5. Kiểm tra bất thường khi nhận dữ liệu

6. Khai báo thay đồng hồ cho khách hàng

7. Khai báo tạm dừng sử dụng

8. Kiểm tra khách hàng trong chế độ ưu đãi

Ngoài ra phần mềm có chức năng nhập chỉ số từ thiết bị đi động - Quý vị có thể liên lạc lại để tư vấn

Cho phép khai báo chỉ số khi thay đồng hồ.

Nhập xong ấn nút “Lưu”, chức năng có thể khóa tự động, nếu có dữ liệu Tháng 07/2015 không sửa được các tháng nhỏ hơn 07/2015.

Trong phần nhập chỉ số cho phép khai báo dừng sử dụng nước, hoặc khai báo lùi chỉ số đầu.

Nút “Chức năng” cho phép người dùng sử dụng các chức năng sau:

Chức năng tìm kiếm trong nhập chỉ số

Giống như chức năng Lọc trong danh mục

TÍNH HÓA ĐƠN

Phần mềm tính theo từng tháng, năm,  sổ đọc một hoặc chỉ tính lại cho 01 khách hàng.

Tính xong phần mềm thông báo: tổng khách hàng/Tổng hóa đơn/Tổng m3/ Tổng Tiền

IV.THÔNG TIN DANH MỤC

Các nút chức năng

Thêm mới - F4

Sủa - F2

Xóa - F3

Kết xuất danh mục ra excel

Chức năng lọc trong danh mục

Cột cần lọc

Phép so sánh:

Thông tin lọc

*  - Tìm kiếm

* - Lọc dữ liệu

* làm tươi dữ liệu

Danh mục Dịch vụ - Giá lũy tiến

Danh mục dịch vụ

Thêm mới: F4

Sửa: F2

Xóa: F3

Danh mục giá lũy tiến

Thêm mới:Ctrl + F4

Sửa: Ctrl +F2

Xóa: Ctrl +F3

V.THÔNG TIN THANH TOÁN

1 – Chọn sổ đọc

2 – Chọn tháng, năm

3 – Lấy dữ liệu

Nếu khách hàng thanh toán hết thì đánh dấu vào thì cột “ Thanh toán trong tháng bằng cột “ Còn nợ trong tháng” và Khách hàng sổ đọc đó được thanh toán hết.

Thanh toán xong Ấn nút “ Thanh toán” để lưu dữ liệu.

Nếu không ấn vào  thì người dùng nhập dữ liệu từng khách hàng vào cột “Thanh toán trong tháng”

Nhập xong ấn nút “Thanh toán” để lưu dữ liệu vào hệ thống.

Lưu ý: thanh toán theo sổ đọc và thanh toán theo: tháng, năm của hóa đơn.

VI.THÔNG TIN CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

Danh mục khiếu nại. Nhập dữ liệu như thông tin danh mục.

VII. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN

    1. Đánh số hóa đơn

    2. Khai báo hóa đơn hỏng/hủy

    3. Tra cứu hóa đơn

    4. In lại (Copy liên 2) hóa đơn cho khách hàng trong trường hợp khách hàng bị mất hóa đơn.

VIII. ĐĂNG KÝ VÀ LẮP ĐẶT

IX. BÁO CÁO

Tải về xem các báo cáo mẫu

Bảng kê hóa đơn:

Cho phép in hóa đơn liên tục hay in 01 hóa đơn hay in theo Stt của khách hàng hay in từ trang đến trang

Người dùng có thể in hóa đơn hoặc in bảng kê chứng từ

Chọn nút “Xem”

Tham khảo các mẫu hóa đơn cho công ty nước (01GTKT02)

Và chọn máy in để in hóa đơn hoặc in phiếu thu tiền nước. In liên tục hoặc in 01 hóa đơn

 

CÀI ĐẶT MÁY TRẠM

Bắt buộc tạo thư mục D:\ST\

Giải nén thư mục iWater.zip hoặc iWater.rar vào thư mục: D:\ST\

Vào D:\ST\iWater chạy file  đã đăng ký cho công ty.

Chạy file đó xong, kéo file  ra màn hình Desktop

Cài 03 thư viện:

Framework 2.0 trở lên – Win 7 trở lên tích sẵn.

SAO LƯU TRÊN SERVER

Hệ điều hành trên server yêu cầu Ghost lại 01 bản để lưu lại.

Người quản trị không chạy chức năng “Disk Defragmenter” làm giảm tuổi thọ của SSD.

Chạy file  trên màn hình server để sao lưu dữ liệu.

Sao lưu xong dữ liệu có đuôi “.bak” hoặc “.dat” hoặc “.iFi”

Người quản trị có thể thiết lập lịch sao lưu và copy file sao lưu trong “Task Scheduler” của Windows.

Khôi phục lại: Liên hệ bộ phận hỗ trợ công ty iFinance

THIẾT LẬP MÁY IN

Áp dụng cho in trên máy in kim có khổ giấy mà kích thước khác chuẩn.

QUẢN LÝ NGƯỜI SỬ DỤNG

Các chức năng:

+Thêm: Thêm mới Người sử dụng. Chức năng này chỉ dành cho người có quyền quản trị trên hệ thống

+Sửa: Sửa thông tin người sử dụng

+Xóa bỏ: Xóa người sử dụng. Chức năng này chỉ dành cho người có quyền quản trị trên hệ thống

Các chức năng Phân quyền (Chức năng này chỉ dành cho người có quyền quản trị trên hệ thống):

+Phân quyền đơn vị cơ sở

+Phân quyền chứng từ

+Phân quyền Danh mục

+Phân quyền báo cáo

  1. Thêm người sử dụng

Tên đăng nhập: Người dùng nhập tên đăng nhập, độ dài không quá 16 ký tự a->z, 0->9.

Tên đầy đủ: Người dùng nhập tên của người sử dụng

Mật khẩu: Người dùng nhập mật khẩu

Nhắc lại mật khẩu: Nhập lại mật khẩu

Nút “Nhận” để lưu thông tin

Nút “Hủy” hủy bỏ không lưu thông tin

  1. Sửa

Cho phép Người dùng sửa lại thông tin, thay mật khẩu.

Nút “Nhận” để lưu thông tin

Nút “Hủy” hủy bỏ không lưu thông tin

  1. Phân quyền chứng từ

Các quyền mà user có thể được sử dụng:

Truy cập: Cho phép User chạy chứng từ.

Thêm mới: Cho phép User thêm mới, chức năng này sử dụng được thì phải có quyền “Truy cập”

Sửa: Cho phép User sửa chứng từ, chức năng này sử dụng được thì phải có quyền “Truy cập”

Xóa: Cho phép User xóa chứng từ, chức năng này sử dụng được thì phải có quyền “Truy cập”

In: Cho phép User in chứng từ, Cho phép User thêm mới, chức năng này sử dụng được thì phải có quyền “Truy cập”

Kết xuất: Cho phép User kết xuất dữ liệu, Cho phép User thêm mới, chức năng này sử dụng được thì phải có quyền “Truy cập”

*                  Cho phép                       Không cho phép

Nút ấn “Lưu” để lưu phân quyền.

Nút ấn “Thoát” để  thoát phân quyền.

  1. Phân quyền Danh mục

Tương tự như phân quyền chứng từ.

  1. Phân quyền báo cáo

Tương tự như phân quyền chứng từ.

Xem các mẫu hóa đơn dùng cho công ty nước

Hóa đơn điên tử đã phát hành dành cho các công ty nước

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

 

 

Thông tin liên hệ

liên hệ với iFinance

Điện thoại: 024.677.44.678 - 0912.621.629 (Zalo, Viber)

Email: Kinhdoanh1@ifinance.com.vn

liên hệ skype anhhx.erp    

Subscribe to RSS - Phần mềm Quản lý Khách hàng và In hóa đơn Nước